Sukuriame ir administruojame internetines dalyvių registracijos sistemas – nuo paprastos registracijos formos iki sudėtingų sistemų su apmokėjimais, paraiškomis ir pranešimų santraukų vertinimu.
Ką apima paslauga
- Registracijos formos pagal renginio poreikius
- Internetiniai apmokėjimai ir sąskaitų išrašymas
- Paraiškų ir pranešimų santraukų teikimas bei vertinimas
- Ankstyvosios registracijos, nuolaidų ir kvotų valdymas
- Automatiniai patvirtinimo ir priminimo laiškai
- Dalyvių sąrašai, ženkliukai ir statistika
- Asmens duomenų tvarkymas pagal BDAR reikalavimus
Kam skirta
Asociacijoms, sporto klubams, įmonėms ir institucijoms, kurioms renginiui reikia patikimos registracijos sistemos – kaip atskiros paslaugos arba kartu su visu renginio organizavimu.
Kaip vyksta darbas
- Aptariame renginį: dalyvių kategorijas, mokesčius, terminus ir kokių duomenų reikia.
- Parengiame registracijos formą ir laiškų šablonus, suderiname juos su jumis.
- Prijungiame apmokėjimus ir sąskaitų faktūrų išrašymą.
- Išbandome visą kelią – nuo registracijos iki sąskaitos ir patvirtinimo laiško.
- Registracijos metu atsakome į dalyvių klausimus, sekame mokėjimus ir teikiame ataskaitas.
- Prieš renginį parengiame dalyvių sąrašus, ženkliukus ir registracijos stalo procesą.
Kodėl verta patikėti registraciją profesionalams
Registracija – pirmas dalyvio kontaktas su renginiu. Kai forma klaidina, mokėjimas nepavyksta arba patvirtinimas neateina, organizatorius gauna dešimtis laiškų ir skambučių. Gerai suderinta sistema sumažina rankinį darbą: sąskaitos išrašomos automatiškai, mokėjimai susiejami su dalyviais, o sąrašus galima eksportuoti bet kuriuo metu.
Dirbame ir su mokslinių konferencijų specifika: santraukų teikimu, recenzentų priskyrimu, sprendimų laiškais autoriams ir programos sudarymu.
Dažniausi klausimai
Ar galima užsakyti tik registracijos sistemą?
Taip. Registracijos sistemą galime parengti ir administruoti kaip atskirą paslaugą, o kitus renginio darbus atliksite patys.
Kokie apmokėjimo būdai galimi?
Dažniausiai – banko pavedimas pagal išankstinę sąskaitą ir mokėjimas kortele ar per elektroninę bankininkystę. Sprendimą parenkame pagal renginio dydį ir jūsų buhalterijos poreikius.
Kaip apsaugomi dalyvių duomenys?
Renkame tik renginiui būtinus duomenis, informuojame dalyvius apie jų tvarkymą pagal BDAR, ribojame prieigą ir iš anksto sutariame, kiek laiko duomenys saugomi po renginio.
Per kiek laiko galima paleisti registraciją?
Paprastai užtenka 1–3 savaičių – priklauso nuo to, ar reikia apmokėjimų, santraukų teikimo ir kelių kalbų. Kada registraciją pradėti, rasite straipsnyje Kaip suorganizuoti konferenciją: 12 mėnesių planas.
Aptarkime jūsų renginį
Papasakokite apie savo renginį – pasiūlysime tinkamiausią bendradarbiavimo formą.